「疫」市求生法:善用科技轉身快

商業數碼化 傳統企業衝擊大

新冠病毒加快商業活動「數碼化」,home office、eshop催生新一波的數碼商業潮流,不論B2B或B2C,企業對科技方案的應用速度將成為汰弱留強的競爭條件。以下是「疫」市下,本地企業廣泛使用的企業管理、網上營銷、資源優化科技方案,你的企業已經緊貼科技潮流嗎?要購入科技方案,可申請科技券計劃TVP。成功申請TVP科技券資助,可得到最高HK$60萬資助購入科技服務或方案,企業只須付出項目成本的1/4,便可趕上科技快車。

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企管:文件管理系統

在抗疫期間,要安排員工work from home,「文件管理系統」是不可缺少。就算員工不能返回辧公室,亦可透過「文件管理系統」,分享文件和匯報進度。文件管理系統可以為員工設立權限、追蹤更改紀錄、限制傳閱、為文件加入水印等,在保安和保障知識產權上也能照顧得到;有些「文件管理系統」甚至可偵測員工在處理文件時的位置,令監管更加完善。

事實上,企業運作很多時是依靠文件往還,尤其當項目需要部門內部或跨部門員工共同協作時,便會產生多人集體處理、修改、建立或儲存文件的情況。企業採用「文件管理系統」,可有效地訂立一套標準化的文件處理程序,避免文件散失、檔案不全、文件處理權限不清等問題。如果企業缺乏電子化的文件管理系統,意味辦公室要騰出空間擺放實體紙本文件,加重營運成本。

營銷:網店(e-Shop)及網頁報價(e-Quotation)

疫情令消費活動全速步向「網購年代」,企業要發展綫上銷售,首要任務是建立能面向消費者的公司網頁、網店(eshop)或APP。

針對標準度高的工程報價(例如印刷公司、窗簾布藝公司、牆紙公司等),企業可以建立網頁系統,只要顧客/客戶在網頁系統中選擇工程細項,企業便可快速提供網上報價。把工程報價轉到網上,除了節省人手,亦可提升報價和客戶服務的效率,而最重要的是,當報價程序變得簡易,企業便可專注在工程質量上,贏取客戶信心。

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而APP或網頁,除了美觀性外,亦要注意技術質量。以網頁為例,便於智能手機瀏覽的responsive web design、網頁速度、瀏覽器兼容性等均是必然要素。另外,網店要透過網站的內容管理系統(Content Management System)把貨品上下架或更新資料,內容管理系統是否易用,足以影響網店營運效率,在選擇網頁設計公司時,也是要貨品三家的重要項目。

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資源優化:企業資源管理系統

中小企經常面對內部各個管理系統不能互相連接的問題,資訊鏈斷裂令營運成本增加,因此,企業要穏健發展,資源管理系統 (ERP)必不可少。

資源管理系統(ERP)是在同一個平台上建立針對各個營運需要的管理系統,不同部門在日常營運中參與建立資訊,同時按權限取得資訊。例如營業部門在開單時,會在系統中建立客戶資料,相關資訊透過企業資源管理系統 (ERP)中的會計系統(accounting system)分享到會計部,讓會計部處理應收帳工作,也會分享至物流管理系統和客戶管理系統,以便跟進物流或客戶服務事項。

企業資源管理系統(ERP) 亦是企業資源管理、工程進度監管的科技方案。透過系統管理和實時報表,可持續改進營運模式,減少因人為錯誤導致的資源錯配。這種以科技方案讓企業有效控制成本的升級項目,不論是「疫市求生」或是長遠發展也不可缺少。

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科技升級 TVP申請成關鍵

在TVP科技券計劃下,只要企業使用科技服務和方案作升級轉型,便可申請資助,由政府為你的科技券項目承擔3/4的開支(即是企業只須承擔項目成本的1/4),最高資助額為HK$60萬。然而從科技券申請到項目管理,如果企業沒有準確認知,便要承擔申請難以獲批或項目難尾的風險。

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